به نظر بسیاری از کارشناسان تمام مشکلاتی که باعث می شود، جلسات کاری به جلساتی تاثیرگذار تبدیل نشود، به یک مشکل بنیادین بر می گردد و آن اینکه جلسات کاری جذاب و دوست داشتنی نیستند. واضح است که وقتی افراد در جایی احساس لذت و شادی نکنند، علاقه‌ای به آنجا و آن کار ندارند.

جلسات کاری حتی اگر برای مدتی کوتاه و با نهایت نظم هم برگزار شوند در صورت بی انگیزه و بی‌علاقه بودن حضار، ثمری ندارند و به بیراهه می روند. اما اگر یک جلسه کاری برای افراد جذابیت داشته باشد افراد با خلاقیت و انگیزه بالایی در آن حضور داشته و ارتباط به نحو مطلوب‌تری شکل می گیرد و در چنین جلساتی است که همه افراد کمک می‌کنند تا راه‌ حل بهتری پیدا شود.

اهداف را با دقت تعیین کنید

در بسیاری از گردهمایی‌های کاری، هدف اصلی آن است که ارتباط کاری تحکیم شود، قراردادی منعقد گردد و یا مسیرهای تازه‌ای برای فعالیت مشترک تعریف شود. پیش از آغاز نشست به دقت اهداف خود را مرور کنید و برای بیان دقیق آنها آماده شوید. پس از این گام، باید درباره مدعوین تصمیم بگیرید. آیا آنها از کارکنان سازمان خودتان تشکیل می‌شوند یا شرکت‌های رقیب نیز حضور خواهند داشت؟ به‌علاوه باید بدانید که شرکت‌کنندگان در چه سطحی در جلسه حضور پیدا می‌کنند. آیا جلسه در سطح مدیران ارشد است و یا از سطوح پایین‌تر نیز شرکت‌کنندگانی حضور خواهند داشت؟ دانستن پاسخ دقیق این پرسش‌ها باعث می‌شود که گردهمایی شما به صورت دقیق‌تری برنامه‌ریزی‌شده و موفق‌تر از کار درآید.

چند روز پیش از نشست، زمانی کوتاه را صرف تأمل درباره آن کنید. موضوعات را به دقت یادداشت کرده و برخی از مباحث موردنظر، اعم از کاری یا دوستانه را مشخص سازید. سعی کنید موضوعاتی خنثی را برای مباحث دوستانه انتخاب کنید تا اختلاف نظرهای احتمالی درباره مسائل بی‌اهمیت به اهداف گردهمایی آسیب نرساند.

درباره مکان جلسه دقیق عمل کنید

پس از تعیین دقیق اهداف جلسه و آمار حاضران، باید فکری به حال مکان گردهمایی کنید. این‌گونه جلسات معمولاً با حضور تعداد بیشتری برگزار می‌شود و با صرف غذا یا عصرانه همراه است. به همین دلیل مسأله فضای مناسب اهمیت زیادی می‌یابد. اگر بنا دارید جلسه را همزمان با صرف غذا به صورت ناهار یا شام کاری برگزار کنید، انتخاب یک رستوران می‌توان گزینه مناسبی باشد. اما اگر برنامه‌هایی مانند سخنرانی و کارگاه در میان است و شمار حاضران بیشتر از جلسه‌ای کوچک است، باید برای تهیه فضای مناسب از پیش برنامه‌ریزی داشته باشید. چراکه کمبود فضا باعث ناراحتی مهمانان شده و تلاش‌ها و هزینه‌های شما کاملاً بر باد خواهد رفت.

میزبان خوبی باشید

چنین نشست‌هایی فراتر از ارتباط کاری، نوعی فضای صمیمی و دوستانه را ایجاب می‌کنند. به همین دلیل، ویژگی‌های میزبانی این‌گونه گردهمایی‌ها نیز باید با جلسات دوستانه مطابقت داشته باشد. اگر برای جلسه به رستوران رفته‌اید، به میهمانان خود اجازه دهید خودشان بر اساس منو غذای مورد علاقه را انتخاب کنند. با این کار ضمن نشان دادن احترام به مخاطبان خود، باعث می‌شوید تا هزینه‌های مهمانی نیز برای آنها روشن شود. به علاوه سعی کنید در هیچ زمینه‌ای کم‌وکسری ایجاد نشود. این چنین گردهم‌آیی‌هایی می‌تواند تأثیر قابل توجهی بر روابط کاری شما داشته باشید. پس به چشم نوعی سرمایه‌گذاری به آنها نگاه کنید. البته تمام این نکات باید در چهارچوب توانایی مالی مجموعه شما و به‌صورتی معقول صورت گیرد.

 

منبع: معیشت